2013年会计从业资格考试《会计电算化》第二章学习讲义(5)

 

　　实行会计电算化后，会计档案应包括存储在计算机中的会计数据（以磁带、磁盘、光盘、缩微胶片方式存储的会计数据），以及计算机打印出的书面形式的会计数据。

　　会计数据是指（1）会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式），记载会计业务的原始凭证等数据；（2）会计电算化系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料，如开发的需求分析书、系统设计书、实施过程中的参数设置情况表等；（3）其他会计资料。

　　这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

　　

　　一、保存打印出的纸质会计档案

　　要求已经实现会计电算化核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。

　　1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法进行保管；如果每天业务量较少，不能满页打印的，可按旬打印输出。

　　2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；发生业务较少的账簿，可满页打印。

　　3.在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般可用“总分类科目余额、发生额对照表”替代,“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。

　　4.明细账要求每年打印一次或在需要时打印。发生业务较少的账簿，可满页打印，然后装订成册进行保管。

　　5.记账凭证、总账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

　　6.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。

　　对于会计数据量大的特大型单位，考虑到实行会计电算化后账、证、表的打印工作量极大，在具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的条件下，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案后，可以采用上述存储介质保存会计档案，而无须打印。但这些单位要定期对存放在上述存储介质上的数据进行复制，防止由于各种原因造成数据读取的困难。采用上述存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。

 

　　二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管

　　会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析书、系统设计书、软件报名报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年。会计软件系统也是会计电算化档案，在保管过程中要特别注意版本的升级管理。

 

　　三、制定与实施档案管理制度

　　电算化下的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照《会计档案管理办法》规定执行。

 

　　四、安全和保密措施

　　对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有双备份，存放在两个不同的地点，好在两个不同建筑物内。

　　采用磁盘、光盘等存储介质保存会计档案，要定期进行检查和复制，防止由于介质损坏而使会计档案丢失。

　　各种会计资料包括打印出的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经相应审批手续，不得外借和拿出单位。经批准同意借阅的会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在可擦写介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染计算机病毒。

　　

　　【模拟练习】

　　【例题·判断题】会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。（　）

　　『正确答案』√

　　【例题·判断题】会计核算软件中采用的各级会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。（　）

　　『正确答案』×

　　『答案解析』一级科目的设置应该符合财政部和有关管理部门的规定，明细科目可由企业自行确定。

　　【例题·单选题】下列职责中，（　）岗位是不相容岗位。

　　A.电算化主管与审核

　　B.凭证录入与修改

　　C.凭证录入与审核

　　D.电算化主管与记账

　　『正确答案』C

　　『答案解析』企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等。

　　【例题·单选题】操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循（　）的要求。

　　A.操作制度

　　B.机房管理制度

　　C.会计制度和会计准则

　　D.会计电算化

　　『正确答案』C

　　『答案解析』操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循会计制度和会计准则的要求。

　　【例题·多选题】会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位（　）。

　　A.电算主管

　　B.审核记账

　　C.电算维护

　　D.数据分析

　　『正确答案』ABCD

　　『答案解析』大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案保管、软件开发。

　　【例题·多选题】电算化系统中恢复功能是系统非常重要的基本功能，进行这一工作时应当（　）。

　　A.所有人员均有恢复权

　　B.检查备份日期

　　C.恢复往年资料前备份当前资料

　　D.指定专人操作

　　『正确答案』BCD

　　『答案解析』电算化系统中恢复功能是系统非常重要的基本功能，BCD均符合题意。

　　【例题·单选题】一般来说,中小企业实施会计电算化的合理做法是（　）。

　　A.购买商品化会计软件

　　B.本单位定点开发软件

　　C.使用国外会计软件

　　D.从其他企业复制取得会计软件

　　『正确答案』A

　　『答案解析』商品化会计软件比自主研发的会计软件更能节约成本，所以本题应该选A。

　　【例题·单选题】（　）人员负责规定会计软件系统中各种使用人员的操作权限。

　　A.系统维护员

　　B.系统操作员

　　C.软件编程人员

　　D.电算化主管

　　『正确答案』D

　　『答案解析』电算化主管人员负责规定会计软件系统中各种使用人员的操作权限。

　　【例题·单选题】会计电算化后，会计科目编码应符合会计制度的要求，与会计制度保持一致的是（　）级会计科目。

　　A.一级

　　B.明细

　　C.三级

　　D.二级

　　『正确答案』A

　　『答案解析』会计电算化后，会计科目编码应符合会计制度的要求，其中一级会计科目应该与会计制度保持一致。

　　【例题·单选题】电算操作人员有权（　）。

　　A.修改数据库内容

　　B.请人代输

　　C.拒输未审核凭证

　　D.更改程序

　　『正确答案』C

　　『答案解析』四个选项中只有C项是电算化操作人员有权执行的操作。

　　【例题·单选题】下列工作中，（　）是审核员的工作。

　　A.录入凭证

　　B.审核凭证

　　C.修改凭证

　　D.B+C

　　『正确答案』B

　　『答案解析』审核员的工作是审核凭证，有错误的凭证应该返回由制单人员修改。

　　【例题·单选题】下列工作中，（　）一定不是录入员的工作。

　　A.录入凭证

　　B.汇总账簿

　　C.审核凭证

　　D.打印账簿

　　　『正确答案』C

　　『答案解析』审核凭证是审核员的工作，录入员无权审核凭证。

　　【例题·单选题】会计核算单位以磁盘方式保存会计档案资料的，应（　）对磁盘进行数据备份。

　　A.每年

　　B.每两年

　　C.每月

　　D.每季度

　　『正确答案』C

　　『答案解析』会计核算单位以磁盘方式保存会计档案资料的，应每月对磁盘进行数据备份。

　　【例题·单选题】在会计电算化系统中，全部会计信息都存放在计算机内的（　）中。

　　A.原始凭证库

　　B.凭证库

　　C.明细账库

　　D.总账库

　　『正确答案』B

　　『答案解析』在会计电算化系统中，全部会计信息都存放在计算机内的凭证库中。

　　【例题·单选题】会计电算化系统开发的全套文档资料，其保存期限截至该系统停止使用或有重大更改后的（　）。

　　A.一年

　　B.二年

　　C.三年

　　D.五年

　　『正确答案』D

　　『答案解析』会计电算化系统开发的全套文档资料，保存期限截至该系统停止使用或有重大更改后的五年。