2013年会计从业资格考试《会计电算化》第四章学习讲义(3)　

第三节　电子表格软件

　　【本节要点】
　　Excel概述
　　工作簿文件管理
　　工作表的基本操作
　　编辑和设置单元格
　　公式与函数
　　打印输出工作表
　　【本节内容】

　　一、Excel概述
　　（一）Excel简介
　　Excel是一种功能强大、使用方便、并且以“表格”形式进行数据综合管理与分析的电子表格软件，可广泛应用于财务、金融、贸易、统计、审计、行政等领域。
　　Excel是运行于Windows环境下的电子表格软件。
　　1.功能：
　　（1）电子表格处理
　　（2）图形处理
　　（3）数据管理
　　2.说明：
　　本教材重点介绍的是Excel的电子表格处理功能。
　　（二）Excel的启动与退出
　　1.Excel的启动
　　（1）从“开始”菜单启动Excel。
　　（2）从桌面启动Excel。
　　说明：桌面上事先建立好了启动Excel的快捷方式。
　　（3）从资源管理器启动Excel。
　　说明：从资源管理器启动Excel，必须要知道Excel应用程序的存储位置。
　　2.Excel的退出
　　可以多种方法退出Excel应用程序。
　　说明：在退出Excel应用程序时，如果有未保存的文件，系统会提示“是否保存文件”。
　　（三）Excel的窗口简介
　　1.两种窗口
　　应用程序窗口
　　文档窗口
　　2.窗口布局
　　（1）标题栏
　　（2）菜单栏
　　（3）工具栏
　　（4）编辑栏
　　编辑栏用于显示当前单元格的内容，对当前单元格的内容进行输入、编辑和修改。
　　（5）工作薄窗口区
　　Excel工作薄是运算和储存数据的文件，它由若干张工作表组成。一个Excel工作薄中可以包含1－255个工作表。在系统默认状态下，一个Excel工作薄含有3个工作表，分别被命名为sheet1、sheet2和sheet3，这些工作表名出现在工作簿底部的工作表标签上。可以对工作表进行插入、删除、移动、复制和重命名等操作。
　　工作表也称电子表格，它由若干单元格组成，是Excel存储和处理数据的主要的形式。
　　单元格：工作表中行与列相交的位置称单元格，它是工作表中基本的存储单位。工作表中的每个单元格由惟一的单元地址标识。单元地址由单元格所在列的列号和单元格所在行的行号共同组成，行号：用1、2、3……等阿拉伯数字表示，列号：以A、B、C……等字母形式表示。且列号在前，行号在后。如“B5”表示的单元格处于工作表B列与第5行交叉的位置。
　　全选框：位于行号与列号的交点处，单击它可将整个工作表选中。
　　（6）状态栏
　　（四）区域的概念及基本操作
　　1.区域的概念及表示方法
　　（1）概念：区域是指工作表中的单元格组，它是一组单元格。
　　（2）使用目的：需对区域整体进行操作（求和或平均值等）。
　　（3）表示方法：用区域符（冒号）将区域的两个对角的单元地址隔开，它表示的是两个对角单元之间所有的单元格。
　　例：A1：C3　　C3：A1　　A3：C1　　C1：A3
　　2.选择区域：（P）
　　（1）选定一个矩形区域。
　　方法一：拖动
　　例：选择A1：C4
　　方法二：Shift
　　例：选择A1：C4
　　方法三：扩展选取模式
　　例：选择A1：C4
　　（2）选择整行、整列或全表。
　　选择整行（整列）：单击行号（列号）。
　　例：选择第一行，选择第C 列。
　　选择若干行（若干列）：在行号（列号）上拖动鼠标。
　　例：选择第一行到第四行，选择第A列到第C列。
　　选择整个工作表：单击全选框或Ctrl+A。
　　例：选择整个工作表。
　　（3）选择不连续区域：Ctrl。
　　例：选择A1，B2，C3，D4。
　　（4）释放选择区域：指向任一单元，单击。
　　3.区域命名
　　（1）意义
　　对于重复使用率比较高的单元区域或者比较复杂的区域，可以对其命名。以后使用时，不必重新选择，只需引用它的名字即可。
　　（2）方法
　　选取区域
　　单击名字框
　　输入区域名字，回车
　　例：选择A1，B2，C3，D4区域，并将其命名为ABCD区域。
　　（五）Excel的操作
　　1.对Excel文档的相关操作都是命令方式来实现的。
　　2.使用命令的方法：
　　（1）利用菜单栏
　　（2）利用工具栏
　　（3）利用快捷菜单（右键菜单）
　　（4）利用快捷键
　　3.说明：
　　（1）并不是所有的操作四种方式都可实现。
　　（2）本教材在介绍操作命令时，主要以前两种方法为主。
　　（3）有时某些操作，不需使用命令，用鼠标可以直接完成。

　　模拟练习
　　【例题·判断题】Excel的工作簿中，多可包含3个工作表。（　）

　　『正确答案』×
　　『答案解析』Excel的工作簿中，默认有3张工作表，多可以包含255张工作表。
　　【例题·判断题】在Excel中，使用Ctrl+Home键可以使活动单元格快速移动到当前行的左侧单元。（　）

　　『正确答案』×
　　『答案解析』在Excel中，使用Ctrl+Home键可以使活动单元格快速移动到当前行的第一个单元。
　　【例题·单选题】在缺省方式下，Excel工作簿中的第一张工作表命名为（　）。
　　A.表1
　　B.sheet1
　　C.book1
　　D.任意的表名

　　『正确答案』B
　　『答案解析』在缺省方式下，Excel工作簿中的第一张工作表命名为sheet1。
　　【例题·单选题】在Excel中，选择不连续的几个单元格，需按住（　）键。
　　A.ctrl
　　B.shift
　　C.alt
　　D.tab

　　『正确答案』A
　　『答案解析』在Excel中，选择不连续的几个单元格，需按住ctrl键。
　　【例题·多选题】在Excel中，（　）可将整个工作表全部选中。
　　A.单击全选框
　　B.Ctrl+A
　　C“编辑”菜单中的“全选”命令
　　D“视图”菜单中的“全选”命令

　　『正确答案』AB
　　
　　二、工作簿文件管理
　　1.创建工作簿
　　创建工作簿的方法有以下几种：
　　说明：工作簿文件的扩展名是xls。每次启动Excel时，系统将自动建立一个新工作簿，文件名为Book1.xls。用户在保存工作簿时可以将其另存为其他的文件名。
　　2.打开工作簿
　　3.保存工作簿
　　保存：
　　另存为：
　　保存工作区：
　　4.其他操作

　　三、工作表的基本操作
　　（一）插入工作表
　　1.默认：3个
　　2.插入方法：前面插入
　　（二）删除工作
　　（三）复制工作表
　　（四）移动工作表
　　（五）重命名工作表
　　（六）工作表背景设置
　　（七）选定全部工作表

　　模拟练习
　　【例题·判断题】在Excel中，插入工作表时会在当前工作表的后面插入。（　）

　　『正确答案』×
　　『答案解析』在Excel中，插入工作表时会在当前工作表的前面插入。
　　【例题·单选题】系统默认状态下，一个Excel工作簿含有（　）个工作表。
　　A.1
　　B.2
　　C.3
　　D.4

　　『正确答案』C
　　『答案解析』系统默认状态下，一个Excel工作簿含有3个工作表。
　　
　　四、编辑设置单元格
　　数据类型：字符型、数值型、日期型。
　　1.输入数值型数据
　　（1）说明
　　（2）输入注意问题
　　对齐方式：输入的数值型数据在单元格中自动右对齐。
　　超长处理：当输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转换为科学计数法的形式。
　　2.输入字符型数据
　　（1）说明
　　（2）输入注意问题
　　对齐方式：左对齐
　　超长处理：单元格的宽度是有限的，当输入的字符型数据超过它所保存单元的宽度时，如果其右侧相邻的单元为空，则超出的内容自动延伸至右侧单元格内显示；如果其右侧相邻的单元不为空，则超出的内容自动隐藏，不再显示出来，当用命令将该单元所在列的列宽调整到足够宽时，被隐藏的内容将自动显示出来。
　　数字字符串的输入：对于一些不需计算的数字代码（如电话号码、职工编号等），通常的处理方法是将它们保存为由数字字符组成的数字字符串。数字字符串不参加数学运算。为了与数值进行区别，输入时要在数字字符串的左侧加入一个引导输入符号，即单引号“’”，这个引导符号仅在编辑栏中显示，不出现在单元格中。也就是说，引导输入符号“’”仅为控制符号，它不是字符串的组成部分。
　　数字字符串：以’开头
　　3.输入日期型数据
　　（1）说明：
　　当输入的数据符合日期格式时，Excel将以日期格式存储数据。日期格式的分隔符为“－”或“/”。而且各个数字必须符合年、月、日的规则。
　　插入数据：
　　1.插入整行或整列
　　2.插入单元格
　　修改单元格的内容：
　　1.重新输入
　　2.在编辑栏中进行修改
　　3.在单元格中进行修改
　　（四）复制数据
　　1.概述
　　（1）Excel可以将已输入的数据复制到其他位置。
　　位置：同一工作表、同一工作簿的其他工作表、不同工作簿的工作表。
　　（2）复制后内容的变化
　　源位置：内容不变。
　　目标位置：复制了一份新的内容。
　　2.方法
　　（1）利用工具栏
　　（2）利用菜单
　　（3）利用鼠标（ctrl+拖动）
　　说明：利用鼠标复制数据的方法仅适用于复制的源内容与目标位置在同一个工作表的情况。
　　（五）移动数据
　　1.概述
　　（1）Excel可以将已输入的数据移动到其他位置。
　　（2）移动后内容的变化
　　源位置：
　　目标位置：
　　2.方法
　　（1）利用工具栏
　　（2）利用菜单
　　（3）利用鼠标（直接拖动）
　　说明：利用鼠标移动数据的方法仅适用于复制的源内容与目标位置在同一个工作表的情况。
　　（六）删除或清除数据
　　1.删除数据
　　（1）含义：删除数据的终结果是选定区域中存储的数据和存储这些数据的单元格一起从工作表消失。
　　（2）步骤：
　　2.清除数据
　　（1）含义：清除数据的终结果是选定区域中存储的数据或存储这些数据的格式被取消，但单元格本身不会从工作表中消失。
　　（2）步骤：
　　（3）说明：
　　（七）自动填充：
　　1.概述
　　（1）填充柄：在当前单元格或选中区域的右下角有一个很小的实心方块，被称为填充柄。
　　（2）自动填充
　　2.自动填充有规律的数值
　　（1）自动填充等差数列
　　（2）自动填充等比数列
　　3.自动填充文字序列
　　（1）标准文字序列
　　（2）填加新文字序列
　　（八）设置单元格格式
　　命令：格式-单元格
　　1.设置数字格式
　　2.设置对齐格式
　　3.设置字体和图案格式
　　4.设置框线格式
　　（九）设置条件格式
　　命令：格式-条件格式
　　模拟练习
　　【例题·判断题】在Excel中，输入的数值型数据在单元格中自动左对齐。（　）

　　『正确答案』×
　　『答案解析』在Excel中，输入的数值型数据在单元格中自动右对齐。
　　【例题·判断题】在Excel中，输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转换为科学计数法的形式。（　）

　　『正确答案』√
　　【例题·单选题】在Excel中，输入的数值字符串时需要在其左侧加一个（　）作为引导符号。
　　A.单引号
　　B.双引号
　　C.逗号
　　D.句号

　　『正确答案』A
　　『答案解析』在Excel中，输入的数值字符串时需要在其左侧加一个英文状态下的单引号作为引导符号。
　　【例题·单选题】在Excel中，输入字符串时，若该字符串的长度超过单元格的显示宽度，则超过的部分有可能（　）。
　　A.被截断删除
　　B.继续超格显示
　　C.给出错误提示
　　D.作为另一个字符串存入右侧的相邻单元

　　『正确答案』B
　　【例题·多选题】Excel的数据有（　）等多种数据类型。
　　A.字符型
　　B.数值型
　　C.逻辑型
　　D.日期型

　　『正确答案』ABD
　　『答案解析』Excel的数据有字符型、数值型、日期型等多种数据类型。
　　【例题·多选题】在Excel中，下列（　）为正确的日期型数据表示形式。
　　A.2003/11/21
　　B.2003\11\21
　　C.2003-11-21
　　D.2003:11:21

　　『正确答案』AC
　　【例题·判断题】在Excel中，工作表中的网格线在打印时是不输出的。（　）

　　『正确答案』√
　　【例题·判断题】在Excel中，不能在单元格的对角方向加框线。（　）

　　『正确答案』×
　　『答案解析』在Excel中，可以在单元格的对角方向加框线。
　　【例题·多选题】在Excel中，单元格中数据水平对齐的方式有（　）。
　　A.左对齐
　　B.居中对齐
　　C.右对齐
　　D.两端对齐

　　『正确答案』ABC
　　『答案解析』Excel中没有两端对齐，Word中有两端对齐。
　　
　　五、公式与函数
　　（一）输入公式
　　1.公式
　　Excel中的公式是由运算符、常量、单元格地址、函数和括号等组成的。输入公式时必须以“＝”开头。
　　2.运算符
　　算术运算符：（ ）（括号）、＋（加）、－（减）、*（乘）、/（除）、＾（幂）。运算的优先级别依次为括号、幂、乘、除、加减，同级运算时的顺序为从左向右依次计算。
　　关系运算符：>（大于）、> =（大于等于）、<（小于）、< =（小于等于）、=（等于）、< >（不等于）。关系运算符之间没有优先级别。
　　当出现算术和关系的混和运算时，算术运算优先于关系运算。
　　3.输入时注意问题
　　（1）开始符号；
　　（2）公式的组成；
　　（3）显示方式。
　　（二）常用函数
　　1.概述
　　Excel提供了11类函数，每一类有若干个不同的函数。函数可以单独使用，也可以出现在公式中，合理地使用函数将大大提高表格计算的效率。
　　2.表示形式
　　函数名（参数）
　　其中“函数名”表示操作；“参数”给出计算范围。
　　例如，SUM（A2：A3，C4：D5）有两个参数，表示求2个区域中共6个数据的和。
　　3.常用函数
　　（1）求和函数SUM；
　　（2）求平均函数AVERAGE；
　　（3）求大值函数MAX；
　　（4）求小值函数MIN；
　　（5）条件函数IF；
　　（6）计数函数COUNT。
　　具体说明：
　　（1）求和函数SUM
　　例如，SUM（3，2）是求数值3和2的和。
　　SUM（A1，B2）是求A1和B2单元中数值的和。
　　SUM（A1：B2）是求A1：B2区域（4个单元格）中数值的和。
　　SUM（A1：C5,E15）是求A1到C5区域中各单元与E15单元中的数值之和，也就是对16个单元求和。
　　（2）求平均函数AVERAGE
　　（3）求大值函数MAX
　　功能：求给定参数的大值
　　（4）求小值函数MIN
　　功能：求给定参数的小值
　　（5）条件函数IF
　　格式：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。
　　（6）计数函数COUNT
　　（三）编辑操作中公式的变化
　　1.编辑操作中公式的变化
　　（1）相对地址：相对地址的表示形式为列号在前，行号在后的一般地址，如D6。
　　（2）绝对地址：绝对地址的表示形式为在列号与行号的前面同时加上一个“$”符号，如$D$6。
　　（3）混合地址：混合地址的表示形式为列号或行号的前面有一个“$”符号，如$D6、D$6等。
　　（4）举例：
　　C3=$A$1+$B$2　　C3=A1+B2　　C3=$A1+B$2
　　D5=$A$1+$B$2　　D5=B3+C4　　C3=$A3+C$2
　　E6=$A$1+$B$2　　E6=C4+D5　　E6=$A4+D$2
　　2.三维地址引用
　　（1）含义：
　　（2）表示方法：
　　三维地址的表示方法为：工作表名！单元格地址。如当前工作表为“sheet1”，此时使用“sheet2”表中的F5单元时，就要用到地址“sheet2！F5”。
　　（四）求和方法综述
　　1.利用工具栏中的“求和”按钮进行求和
　　2.利用和运算进行求和
　　3.利用函数进行求和
　　说明：
　　
　　【模拟练习】
　　【例题·判断题】在Excel中，利用鼠标复制数据的方法仅适用于复制的源内容与目标位置在同一个工作表的情况。（　）

　　『正确答案』√
　　【例题·判断题】在Excel中，复制操作完成后，若源区域的内容为公式，则目标位置的公式与源区域的公式一样。（　）

　　『正确答案』×
　　【例题·单选题】在Excel中，若C5=A1*B2，将其复制到D7单元，则D7单元公式为（　）。
　　A.A1*B2
　　B.B2*C3
　　C.B3*C4
　　D.C3*E4

　　『正确答案』C
　　【例题·多选题】在Excel的公式中，地址的表示方式有（　）。
　　A.绝对地址
　　B.相对地址
　　C.一维地址
　　D.混合地址

　　『正确答案』ABD
　　【例题·多选题】在Excel中，若要对A3～D3之间的单元格中的数据求和，则下列正确的计算公式为（　）。
　　A.A3+B3+C3+D3
　　B.SUM（A3:D3）
　　C.SUM（A3,D3）
　　D.SUM（A3～D3）

　　『正确答案』AB
　　
　　六、打印输出工作表
　　1.页面设置
　　2.打印预览
　　3.打印
　
　　【综合操作练习】
　　1.启动Excel，并在第一个工作表中建立如下表格。
　　2011年度阳光公司销售收入统计表
　　单位：万元