2013年会计从业资格考试《会计电算化》课件讲义——第四章(2)B

（二）日常业务处理
　　1.填制凭证
　　初始化工作设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。使用计算机处理会计业务后，记账、账簿查询、会计数据分析等工作都已高度自动化，只要用户操作得当，瞬间就会得出结果。工作量相对较大、较频繁的是填制凭证，因为所有的会计数据都要填制凭证这个途径进入系统。如个人往来、客户往来、供应商往来、外币业务、部门核算、项目核算等辅助账，在记账时是自动完成的，但系统完成自动记账时需要的基本信息和辅助信息却都是在填制凭证时录入的。电子账簿的准确性与完整性完全依赖于记账凭证，因而会计人员要确保记账凭证输入的准确完整。　　
　　（1）增加凭证
　　输入凭证时，一般有两种处理方式，一种是会计人员在计算机上直接根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，另一种是会计人员先手工编制记账凭证，再批量录入计算机中。前一种方式又称前台凭证处理方式，一般在会计业务量大、基础工作较好的单位实施，后一种方式又称后台凭证处理方式，一般在业务不多、刚开展会计电算化的单位实施。　　
　　凭证填制内容包括：
　　增加会计凭证。进入填制凭证界面时，用鼠标单击“增加”图标，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别选择项上。
　　凭证类别及凭证编号。在凭证类别选择列表框内选择凭证类别，列表框内显示的凭证类别在系统初始化功能中设置。如果用户选用自动编号方式，凭证类别选择后，系统自动生成该张凭证编号。　　
　　关于凭证编号，有几点补充说明：
　　凭证编号也可以采用手动方式编制，但需要在设置菜单的“凭证”功能中将制单编制方式由系统编号改为手工编号。在手工编号方式下，操作者可以输入凭证的编号，但当记账时，系统会检测凭证编号的正确性，不允许出现漏号、重号、跳号。一般情况下，凭证编号由系统分类按月自动编制，每类凭证每月从0001号开始，即每类凭证每月的编号范围是0001—9999。　　
　　对于网络用户，如果是几个人同时制单时，在凭证的右上角，系统会提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出。
　　系统自动管理凭证页号。系统规定每页凭证有五笔分录，当某张凭证不止五笔时，系统自动在凭证号后标上分单号，如：收0001号0002／0003表示为收款凭证第0001号共有三张分单，当前是第二张分单。　　
　　制单日期。系统自动获取计算机系统日期为记账凭证填制日期，如果日期不正确，可进行修改或按参照输入。在一般情况下，系统自动采用制单序时控制，即凭证编号与凭证日期保持同步递增的关系，不允许输入的日期比本月同类型的上一张凭证日期小，除非操作人员进入凭证设置功能，取消制单序时控制。
　　附单据数。在“附单据数”处输入原始单据张数，操作者按实际情况输入。有的情况下，记账凭证没有原始单据，如转账凭证，则可以不输入。
　　凭证摘要。在摘要栏内输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。在账务处理环境下，凭证摘要采用多摘要方式，上一分录的摘要系统会自动复制到本笔分录的摘要栏内，操作者可以修改，使其更符合本笔分录的业务说明。　　
　　会计科目。科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，一般情况下输入科目编码。输入科目时也可在科目区中用鼠标单击参照录入。采用科目编码或助记码形式输入后，系统会自动转换成科目名称，并给出上级科目，便于操作者检查。　　
　　金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向，如本应在借方金额栏输入100，但在贷方金额栏输入了100，此时，可按空格键调整。　　
　　制单人员。制单人员的名字不需要操作人员输入。谁调用填制凭证功能，系统就自动将谁的名字确认为本张凭证的制单员。
　　当凭证全部录入完毕后，按“保存”图标保存这张凭证，按“放弃”图标放弃当前增加的凭证，也可用鼠标单击“增加”继续填制下一张凭证。当保存凭证时，系统会检测凭证的合理性。如没有摘要时，强制要求输入摘要；借方金额合计与贷方金额合计不等时，不允许保存凭证。　　
　　例4-16：
　　（1）1日，销售部赵达请客户吃饭，现金消费600元。（附单据一张）
　　（付款凭证） 摘要：招待客户
　　借：销售费用（6601）　　　600
　　　　贷：库存现金（1001）　　600 　　
　　（2）3日，财务部王晶从工行提取现金5000元，作为备用金。（现金支票号XP001）
　　（付款凭证） 摘要：提现
　　借：库存现金（1001）5000
　　　　贷：银行存款/工行存款（100201）5000 　　
　　（3）5日，收到大恒投资资金20000美元，汇率1:6.8。（转账支票号ZP001）
　　（收款凭证） 摘要：收到投资
　　借：银行存款/中行存款（100202）136000
　　　　贷：实收资本（4001）　　　　　　　　136000 　　
　　（4）7日，采购部白方采购空白光盘1000张，每张2元，材料直接入库，货款以银行存款支付。（转账支票号ZP002）
　　（付款凭证） 摘要：购空白光盘
　　借：原材料/空白光盘（140301）　　　　　　　　2000
　　　　应交税费/应交增值税/进项税额（22210101）　340
　　　　贷：银行存款/工行存款（100201）　　　　　　　　2340 　　
　　（5）10日，销售部赵达收到北京汇仁学校转来一张转账支票，金额50000元，用以偿还前欠货款。（转账支票号ZP003）
　　（收款凭证） 摘要：收到货款
　　借：银行存款­­/工行存款（100201）　　　　50000
　　　　贷：应收账款（1122）　　　　　　　　　　　　　50000 　　
　　（6）12日，采购部白方从北京利源购入英语学习光盘100张，单价60元，货税款暂欠，商品已验收入库。
　　（转账凭证） 摘要：购光盘
　　借：库存商品（1405）　　　　　　　　　　　　　6000
　　　　应交税费/应交增值税/进项税额（22210101）　1020
　　　　贷：应付账款（2202）　　　　　　　　　　　　　　7020 　　
　　（7）14日，管理室支付业务招待费4000元。（转账支票号ZP004）
　　（付款凭证 ）摘要：支付招待费
　　借：管理费用/招待费（660204）　　　　　　　　4000
　　　　贷：银行存款/工行存款（100201）　　　　　　　　4000 　　
　　（8）16日，管理室张明出差归来，报销差旅费6000元。
　　（转账凭证） 摘要：报销差旅费
　　借：管理费用/差旅费（660203）　　　　　　　　6000
　　　　贷：其他应收款（1221）　　　　　　　　　　　　6000 　　
　　操作演示：
　　[4-16.htm] 　　
　　（2）凭证修改
　　凭证修改分两种情况。一种是凭证录入过程中进行的修改，则直接单击某一需要修改的项目重新输入即可，另一种情况是对已保存的凭证进行的修改。进入凭证填制界面，首先调出凭证需要修改的凭证，可使用翻页功能将需要修改的凭证调出，如“上张”、“下张”等，如果输入的凭证较多，可使用凭证查询功能进行定位，然后是进行修改，直接单击需要修改的项目重新输入即可。　　
　　如果操作员修改了他人填制的凭证，则制单员变成修改凭证的操作员。已审核的凭证不能直接修改，需要先取消该张凭证的审核。已记账的凭证不能修改，只能查询。　　
　　（3）删除凭证
　　作废/恢复凭证。当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。方法：进入填制凭证窗口后，找到要作废的凭证。点击“制单→作废／恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。若当前凭证已作废，还可点击“制单→作废／恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。　　
　　凭证整理。凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证进行凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能恢复本月月初的记账前状态，再进行凭证整理。　　
　　2.审核凭证
　　记账凭证输入计算机后放置在暂存凭证数据文件中，可以编辑、修改甚至删除，因而它是非正式的会计档案，还必须经过审核及记账处理，才能输出总账、明细账及辅助账等。
　　审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等，审查出认为错误或有异议的凭证，应传递给填制人员修改。只有具有审核权限的人才能使用本功能。　　
　　凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。凭证既可逐张审核，也可成批审核。
　　例4-17：
　　对前面填制的凭证行进审核操作。
　　操作演示：
　　[4-17.htm] 　　
　　审核凭证在凭证审核过程注意几点：
　　第一，若审核人员发现该凭证有错误，可按“标错”图标，对凭证进行标错，以便制单人对其修改。已标错的凭证不能审核，若想审核，需先按“取消”图标取消标错后才能审核。
　　第二，若想对已审核的凭证取消审核，可用鼠标单击“取消”图标取消审核，取消审核签字只能由审核人自己进行。
　　第三，审核人和制单人不能是同一个人。即使某一操作员具有审核权与制单权，但对某一张凭证而言，不能既是制单人，又是审核人。
　　第四，凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以进行修改或删除。
　　3.记账
　　记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账和辅助账等。记账过程是在计算机程序的控制下自动完成的，人工不能干预，而且记账过程很快，瞬间内完成，大大提高了凭证处理的效率。一般账务系统的记账采用向导方式，使记账过程更加明确。
　　例4-18：
　　对前面已审核凭证进行记账。
　　操作演示：
　　[4-18.htm] 　　
　　记账在记账时需要注意的几个问题是：
　　第一，记账过程一旦断电或因其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后用户再重新记账。
　　第二，如果用户发现某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。如果在设置过程中不想再继续记账，可单击“取消”，取消本次记账工作。
　　第三，在记账过程中，不得中断退出。
　　第四，在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
　　第五，所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。
　　第六，所选范围内的凭证如有未审核凭证时，系统提示是否只记已审核凭证或重选记账范围。
　　4.账簿查询
　　企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括账簿的查询和打印。在T3管理系统中，账簿分为基本会计核算账簿和辅助核算账簿。
　　（三）月末处理
　　期末业务处理的主要工作是：期末的摊、提、结转业务的处理、对账、结账等工作。期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务。这些业务数量不是太大但处理较复杂。由于期末业务处理的主要数据来源于账簿记录，各会计期间的多数期末业务处理具有很强的规律性，比较适合计算机自动进行处理。
　　因此在账务处理子系统中，期末业务的处理主要是由计算机根据用户的设置自动进行的。
　　系统提供五种类型的转账定义：自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。
　　1.自定义转账
　　（1）转账定义。转账定义是把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式预先设置成凭证模板，称为自动转账分录，待需要转账时调用相应的自动转账分录生成凭证即可。　　
　　例4-19：
　　自定义结转设置。
　　转账序号：0001
　　转账说明：计提短期借款利息
　　转账分录：
　　借：财务费用/利息支出（660301）JG（）
　　　　贷：应付利息（2231）QM（2001,月）*0.01
　　操作演示：
　　[4-19-1.htm]
　　（2）转账生成
　　定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去，审核、记账后才能真正完成结转工作。
　　例4-19-2：
　　自定义结转凭证生成记账凭证。
　　操作演示：
　　[4-19-2.htm] 　　
　　2.对账
　　对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应正确、平衡，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。
　　3.结账
　　结账过程共分四步，在结账向导的引导下完成：
　　（1）显示所要进行结账的月份。
　　（2）核对账簿。结账前，系统自动进行账簿核对，包括总账与明细账、科目余额与各辅助账等，如果账账相符，可进行下一步结账工作，如果不相符，系统中止结账工作。
　　（3）显示月度工作报告。一般显示四个方面的内容：一是本月账面试算平衡报告，二是本月账账核对报告，三是本月工作量报告（各类已审核凭证张数和未审核凭证张数），四是上月结账状态。
　　（4）点击结账。如果以上结账步骤，单击“结账”按钮，系统进行结账，否则不予结账。
　　例4-20：
　　对本账套进行结账操作。
　　操作演示：
　　[4-20.htm]
　　关于结账，有几点需要注意：
　　（1）上月未结账，则本月不能结账。
　　（2）上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、审核凭证。
　　（3）本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。
　　（4）已结账月份不能再填制凭证。
　　（5）结账只能由有结账权限的人进行。
　　（6）账账核对不符，不能结账。

　　四、编制财务报表
　　会计信息系统的各个子系统，如账务处理子系统、采购与应付子系统、存货子系统、销售与应收子系统、工资子系统、固定资产子系统等，都能生成各种管理报表，但这些报表大多局限于各个子系统自身相关的业务，着眼于相关的管理与决策需要。与此不同的是会计报表子系统，它并非是对经营交易或事项的直接处理，而是用于法定会计报表或内部管理报表的编制，更多的是着眼于整个企业生产经营活动的综合反映，是会计核算工作的总结。
　　因此，会计报表子系统直接面向内外报表使用者的会计信息需要，取数于各个子系统会计核算的结果，进行相应的加工处理。专门提供各种会计报表的子系统，是会计信息系统中的一个重要子系统。
　　会计报表处理子系统的目标就是根据账务处理系统、其他会计核算系统、会计报表系统本身、其他系统数据来源，按照用户定义报表格式的方式，自动获取数据和自动生成报表，并按用户需求对报表进行各种分析。
　　（一）报表处理系统编制报表的数据处理基本流程：
　　1.报表格式设计。报表格式设计相当于手工会计环境下绘制或取得一张空白的会计报表。格式设计包括定义报表尺寸（报表的行数和列数）、设置组合单元、绘制表格线、输入报表项目（包括表头、表体和表尾项目）、设置行高及列宽、定义单元格风格（包括字形、字体、字号、颜色、图案、是否折行显示等）、设置单元属性（包括表样、字符和数值属性）和确定关键字位置等。
　　2.报表公式定义。报表公式决定了报表的数据来源及报表数据计算等，报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式等。提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡式；还提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从用友账务及其他子系统中提取数据并生成财务报表。
　　3.报表数据处理。报表格式设计完成之后，报表处理系统可以根据定义的报表格式和公式，从账务处理系统、其他相关子系统或已生成的报表文件中自动获取数据，并计算各个报表项目的数值，依据审核公式校验报表勾稽关系，依据平衡公式进行舍位平衡操作，将计算结果保存于报表文件中。报表格式一次性定义后，可用于不同会计期的报表计算，具有一次性定义、多次使用的效果。
　　4.输出报表。根据生成的报表或报表格式文件，输出会计报表。
　　（二）报表的相关概念
　　1.格式状态和数据状态。报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。
　　（1）格式状态。在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，以便定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
　　（2）数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
　　报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。
　　2.单元。单元是组成报表的小单位。单元名称由所在行、列标识。例如，C8表示第3列第8行交汇的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。
　　（1）数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。
　　（2）字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。
　　（3）表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么其输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。
　　3.组合单元。组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同（即表样、数值、字符等），在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以以区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。
　　4.区域。区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在报表系统中，区域是二维的，大的区域是整个表页，小的区域是一个单元。例如，A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。
　　5.表页。一个报表多可容纳99999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”～“第99999页”表示，如果当前表为第2页，则可以表示为@2。
　　6.关键字。关键字是一种特殊的单元，可以惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。例如，一个资产负债表的表文件可存放一年12个月的资产负债表（甚至多年的多张表），要对某一张表页的数据进行定位，就要设置一些定位标志，在报表系统中被称为关键字。
　　报表系统共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，报表系统还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可以在业务函数中代表取数日期。
　　关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
　　7.函数。企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。报表系统中，取数是函数实现的。
　　（1）自总账取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：
　　函数名（<科目编码>,<会计期间>,[<方向>],[<账套号>],[<会计年度>],[<编码1>],[<编码2>]），其中
　　·方向即“借”或“贷”，可以省略。
　　·账套号为数字，缺省时默认为999账套。
　　·会计年度即数据取数的年度，可以省略。
　　·编码1与编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。
　　账务取数函数主要有：
　　总账函数 金额式 数量式 外币式
　　期初额函数：QC（）SQC（）WQC（）
　　期末额函数：QM（）SQM（）WQM（）
　　发生额函数：FS（）SFS（）WFS（）
　　累计发生额函数：LFS（）SLFS（）WLFS（）
　　条件发生额函数：TFS（）STFS（）WTFS（）
　　对方科目发生额函数：DFS（）SDFS（）WDFS（）
　　净额函数：JE（）SJE（）WJE（）
　　汇率函数：HL（）
　　（2）自本表本表页取数的函数。主要有以下几个：
　　数据合计：PTOTAL（）
　　平均值：PAVG（）
　　大值：PMAX（）
　　小值：PMIN（）
　　（3）自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字，作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用SELECT（）函数从本表其他表页取数。
　　例：如果C1单元取自上个月的C2单元的数据：C1=SELECT（C2，月@=月+1）。
　　例：如果C1单元取自第二张表页的C2单元数据可表示为：C1=C2@2。
　　（4）自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用“报表[.REP]”->单元的格式指定要取数的某张报表的单元。
　　（三）使用报表模板生成报表
　　财务报表系统中按照会计制度提供了不同行业的标准财务报表模板，简化了用户的报表格式设计工作。
　　例4-21：
　　调用资产负债表模板，生成资产负债表数据。
　　操作演示：
　　[4-21.htm]
　　（四）自定义报表
　　除了利用系统预置的报表模板生成报表之外，还可以利用自定义报表功能定义企业所需的管理报表。
　　1.报表格式定义
　　1）设置报表尺寸
　　设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。
　　2）定义组合单元
　　有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。
　　3）画表格线
　　报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。
　　4）输入报表项目
　　报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。
　　5）定义报表行高和列宽
　　如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的高度或列的宽度。
　　提示：行高、列宽的单位为毫米。
　　6）设置单元风格
　　单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。
　　7）设置关键字
　　关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。
　　8）调整关键字位置
　　如果关键字的位置不合适，可调整偏移量的方式来调整关键字的位置。
　　关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数表示向右移。在调整时，可以输入正或负的数值进行调整。关键字偏移量单位为象素。
　　例4-22：
　　资产负债表（简易）
　　编制单位：新瑞科技 年 月 日 单位：元