2013年会计从业资格考试《会计电算化》第四章学习讲义(2)　

    第二节　文字表格编辑软件

　　本节要点
　　Word概述
　　Word文件操作
　　Word的文字处理操作
　　Word的表格处理操作
　　主要内容
　　
　　一、Word概述
　　（一）Word简介
　　Word2003文字处理软件是MicroSoft公司推出的Office办公软件中的一员。Office办公软件中还包括Excel（电子表格软件）、PowerPoint（幻灯片制作软件）、Access（小型数据库管理软件）、Outlook（电子邮件管理软件）等。
　　1.功能：
　　（1）文字处理；
　　（2）文档的编辑、排版、打印；
　　（3）表格处理。
　　2.特点：
　　（1）界面直观、简单易学；
　　（2）完善的编辑排版功能。
　　（二）Word的启动与退出
　　1.Word的启动
　　（1）从“开始”菜单启动Word；
　　（2）从桌面启动Word；
　　说明：桌面上事先建立好了启动Word的快捷方式。
　　（3）从资源管理器启动Word。
　　说明：从资源管理器启动Word，必须要知道Word应用程序的存储位置。
　　2.Word的退出
　　可以多种方法退出Word应用程序。
　　方法：
　　说明：在退出Word应用程序时，如果有未保存的文档，系统会提示“是否保存文档”。
　　（三）Word的窗口简介
　　1.两种窗口：
　　（1）应用程序窗口；
　　（2）文档窗口。
　　区别：文档窗口只能在应用程序窗口中打开，关闭了应用程序窗口同时也就关闭了文档窗口。
　　2.窗口布局：
　　（1）标题栏
　　（2）菜单栏：菜单栏位于标题栏下面，它包含了在Ｗord中所需要的绝大部分操作命令。
　　（3）工具栏：工具栏由带图标的按钮组成，代表菜单中常用的命令。在默认情况下，“常用”和“格式”工具栏以固定的形式并排显示在菜单栏下方。用户可以“视图”菜单中的“工具栏”命令，显示或隐藏其中的任何一种或者全部工具栏。
　　（4）标尺
　　（5）文本区编辑区：在文档编辑区中，有一个不停闪烁的“｜”形光标，称为插入点。
　　（6）滚动条
　　（7）状态栏
　　（8）选取区
　　（四）Word的操作：
　　1.对Word文档的相关操作都是命令方式来实现的。
　　2.使用命令的方法：
　　（1）利用菜单栏；
　　（2）利用工具栏；
　　（3）利用快捷菜单（右键菜单）；
　　（4）利用快捷键。
　　3.说明：
　　（1）并不是所有的操作四种方式都可实现；
　　（2）在介绍操作命令时，主要以前两种方法为主。

　　模拟练习
　　【例题·判断题】Word的窗口的工具栏中包含了Word的全部操作命令。（　）

　　　『正确答案』×
　　『答案解析』Word的窗口的工具栏中是以命令按钮的方式提供了一些常用的操作命令。
　　【例题·判断题】Word文字处理软件属于系统软件。（　）

　　『正确答案』×
　　『答案解析』word文字处理软件属于应用软件。
　　【例题·单选题】在Word中，可以同时显示水平标尺和垂直标尺的视图方式是（　）。
　　A.普通视图
　　B.页面视图
　　C.大纲视图
　　D.Web版式视图

　　『正确答案』B
　　『答案解析』本题考核页面视图的相关内容。
　　【例题·多选题】启动Word的方式有（　）。
　　A.从开始菜单
　　B.从桌面
　　C.从控制面板
　　D.从资源管理器

　　『正确答案』ABD
　　『答案解析』本题考核word的启动。控制面板不能启动应用程序。
　　
　　二、Word文件操作
　　（一）新建文档
　　1.启动Word后，Word 将自动新建一个“文档1.doc”；
　　2.可以存盘操作对新建文档重命名；
　　3.其他方式新建文档。（文档2.doc ，文档3.doc）
　　（1）利用菜单；
　　（2）利用工具栏。
　　（二）打开文档
　　所谓打开文档，就是在内存中开辟一块区域，将文档从磁盘调入指定的区域。
　　1.作用：打开一个已存在的文档。
　　2.方法：
　　利用“文件”菜单中的“打开”命令；
　　利用工具栏中的“打开”按钮。
　　3.确定内容：
　　在弹出的“打开”对话框中确定如下内容。
　　查找范围：磁盘+文件夹
　　文件名
　　（三）保存、另存文档
　　1.作用：用于将文档由内存保存到磁盘中。
　　在对文档进行处理的过程中，要养成随时保存文档的好习惯，以免因误操作或断电等原因而造成不必要的损失。
　　2.新建文档的保存
　　（1）方法：
　　利用“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令
　　利用工具栏中的“保存”按钮
　　（2）确定内容：
　　在弹出的的“另存为”对话框中确定如下内容。
　　三要素：
　　①保存位置：磁盘+文件夹
　　②文件名：
　　③保存类型：（doc）
　　在文档保存时，如果该文档已经被保存过，则系统按原文件名、类型和位置自动保存。
　　3.已有文档的保存
　　（1）若对已有进行了修改等操作，可以再次进行保存。
　　（2）已有文档的保存操作
　　方法：菜单的“保存”命令和工具栏中的“保存”按钮；
　　保存在：原位置和原文件名；
　　说明：系统不提示“另存为”对话框，自动进行保存。
　　（3）已有文档的另存为操作
　　方法：菜单的“另存为”命令
　　当用户要以一个新的文件名、新的类型或在新的位置保存文件时，可选择“文件”菜单的“另 存为”命令。
　　保存在：新位置或新文件名
　　说明：系统提示“另存为”对话框，需确定新的保存位置或新文件名。
　　（四）关闭文档：
　　1.作用：一个文档编辑完毕，就可以将其关闭，以方便其他文档的编辑。
　　2.方法：“文件”中的“关闭”命令。
　　文档右上角的关闭窗口命令。
　　3.说明：
　　（1）若修改后的文档尚未存盘，在关闭文档时，系统将给出“是否保存”的提示信息；
　　（2）关闭文档窗口，并不关闭Word的应用程序窗口。注意关闭文档与退出word应用程序的区别。

　　模拟练习
　　【例题·判断题】只有在启动Word应用程序时，才新建一个文档。（　）

　　『正确答案』×
　　『答案解析』新建文档的方式不仅仅是启动word应用程序。
　　【例题·单选题】Word文档的扩展名是（　）。
　　A.dot
　　B.doc
　　C.dat
　　D.dak

　　『正确答案』B
　　『答案解析』本题考核Word文档的扩展名。
　　【例题·多选题】关闭Word文档的方法有（　）。
　　A.选择“文件”菜单中的“关闭”命令
　　B.单击文档窗口中的“关闭”按钮
　　C.双击“文件”菜单
　　D.双击“窗口”的控制菜单框

　　『正确答案』ABD
　　『答案解析』本题考核关闭Word文档的方法。
　　
　　三、Word的文字处理操作
　　（一）文档输入
　　1.选择输入方法
　　2.确定插入点
　　3.键盘输入内容
　　注意：
　　（1）每行结尾时，自动换行；
　　（2）每段结束时，按回车键换行。
　　（二）文本选择
　　1.文本块：
　　一个字、几个字、一句话、一段话、一篇文章都可看做是一个文本块。通常对文本块要进行整体操作。（例：移动或复制）
　　2.选取方法：
　　（1）利用鼠标选择文本
　　某些文字：shift
　　一行: 单击
　　多行：单击+拖动
　　一个自然段：双击
　　整个文档:三击CTRL+A 编辑-全选
　　纵向选择文本:alt
　　（2）使用扩展模式选择文本
　　进入扩展选取模式F8——选取文本——退出扩展选取模式ESC。
　　3.说明：
　　（1）被选择的文本呈“反白”显示；
　　（2）取消选择：单击文档的任何位置。
　　（三）文档编辑
　　1.插入/改写字符
　　（1）插入/改写状态
　　注意，在进行插入操作时，状态栏的“改写”按钮为灰色，即编辑处于插入状态。如果“改写”按钮为黑色，需双击“改写”按钮使其变为灰色，否则输入的文本会自动替换插入点后的内容。
　　作用：
　　①“插入”状态下，输入的字符将插入在插入点位置，后面的字符向后移动；
　　②“改写”状态下，输入的字符将取代原有字符。
　　设置方法：
　　双击“改写”按钮。
　　按键盘上的“Insert”键。
　　（2）插入字符
　　“插入”状态下：
　　（3）改写字符
　　“改写”状态下：
　　（4）在文档中插入特殊符号
　　2.删除字符
　　（1）删除字符
　　BACKSPACE:删除插入点前字符
　　DELETE（DEL）:删除插入点后字符
　　（2）删除一块文本
　　3.复制文本
　　（1）作用：
　　（2）方法：（①选择②复制③定位④粘贴）
　　4.移动文本
　　（1）作用：
　　（2）区别：
　　（3）方法：（①选择②剪切③定位④粘贴）
　　5.查找和替换字符
　　（1）作用：
　　（2）方法：
　　（3）说明：
　　6.撤消和恢复操作
　　这是Word为纠正编辑过程中发生的错误而提供的操作。“撤消”命令是指撤消前面进行的操作。重复命令则是指重复执行上一次的编辑命令或操作。具体操作时，可以单击“编辑”菜单中的“重复”或“撤消”命令，也可以单击常用工具栏上的按钮，还可以按Ctrl+Z（撤消）和Ctrl+Y（重复）。
　　（四）字符排版
　　1.设置字符的字体、字号
　　（1）默认字体、字号
　　中文字体：宋体
　　英文字体：Times New Romam
　　字号：五号
　　（2）设置方法
　　2.设置字符颜色
　　（1）默认：黑色
　　（2）设置方法：
　　3.设置字符修饰
　　4.设置字符间距
　　（五）段落排版
　　1.文字对齐：
　　左对齐、右对齐、居中和两端对齐
　　2.设置段落缩进
　　左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进
　　3.设置行间距
　　4.设置段落间距
　　（六）页面排版
　　1.纸张类型：A4、B5
　　2.页面边距：
　　3.页眉、页脚：
　　
　　模拟练习
　　【例题·判断题】在Word中输入的文档，默认的字体为宋体。（　）

　　『正确答案』√
　　【例题·判断题】在Word的编辑状态下中，可以双击状态栏上“改写”按钮，将系统从插入状态换为改写状态。（　）

　　『正确答案』√
　　【例题·单选题】在Word中，用鼠标选定一个矩形区域的文字时，需要按住（　）键。
　　A.Ctrl
　　B.Shift
　　C.Enter
　　D.Alt

　　『正确答案』D
　　『答案解析』本题考核在Word中相关快捷键的运用。
　　【例题·单选题】在Word文档编辑中，按（　）键可删除插入点前面的字符。
　　A.Del
　　B.Backspace
　　C.Enter
　　D.Insert

　　『正确答案』B
　　『答案解析』本题考核在Word中相关快捷键的运用。
　　【例题·多选题】在Word的编辑状态下，可（　）操作将已选中的文本块删除。
　　A.按下键盘上的Delete键
　　B.按下键盘上的Backspace键
　　C.按下键盘上的Esc键
　　D.单击“编辑”菜单中的“清除”命令

　　『正确答案』ABD
　　『答案解析』本题考核已选中文本块的删除。　　

　　『正确答案』√
　　【例题·单选题】在Word中，将光标移动到同行的下一个单元格中，可以按住（　）键。
　　A.Ctrl
　　B.Shift
　　C.Enter
　　D.Tab

　　『正确答案』D
　　『答案解析』本题考核在Word中快捷键的运用。
　　【例题·操作题】
　　1.启动Word，建立如下表格。
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