2013年会计从业资格考试《会计电算化》第五章学习讲义(2)　

第二节　账务处理模块基本操作

   【本节要点】
　　系统初始化
　　日常业务处理
　　结账
　　编制会计报表
　　主要内容
　　一、系统初始化
　　系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。
　　（一） 系统管理
　　1.功能
　　（1）.账套管理
　　账套指的是一组相互关联的数据。
　　系统多可以建立999套账。
　　账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。
　　（2）年度账管理
　　每个账套中可以存放不同年度的会计数据。
　　举例：ABC账套
　　2005年年度账、2006年年度账、2007年年度账
　　年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。
　　（3）操作员及其权限管理
　　设置操作员
　　操作员权限分配
　　系统管理的操作流程：
　　启动和注册系统管理→设置操作员→建立账套→设置操作员权限
　　2.启动和注册系统管理
　　注册系统管理的两种身份。系统管理员（Admin）和账套主管。
　　系统管理员（Admin）和账套主管的区别：
　　系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。
账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置等。
　　【例】
　　admin
　　ABC公司账套 马方
　　XYZ公司账套 赵会
　　【例】以系统管理员的身份启动和注册系统管理。
　　操作演示：zcxtgl.htm
　　3.设置操作员
　　设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。
　　【例】增加操作员。
　　编号：11 　　姓名：刘伟 　　口令：1
　　编号：22 　　姓名：王宁　　 口令：2
　　操作演示：zjczy.htm
　　操作提示：
　　（1）操作员编号必须唯一。
　　（2）操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。
　　4.建立账套
　　建立账套只能由系统管理员进行。
　　（1） 设置账套信息：
　　账套号：账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。
　　账套名称：必须输入。
　　账套路径：系统有默认路径，也可以修改。但一般建议使用系统的默认路径。
启用会计期：启用会计期应在第一次初始设置时确定，一般情况下，软件默认为计算机系统的时间，请注意调整正确，设定后将不能更改。
　　会计期间：默认为日历时间。有些单位可以根据单位实际情况自行设定, 例如某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。
　　（2）设置单位信息
　　（3）确定核算类型
　　本位币代码：“人民币”的代码为RMB。
　　本位币名称：用户必须输入。
　　账套主管：用户必须选择输入。
　　企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务，如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。
行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。“2007年新会计准则科目”是财政部2006年底推出的新会计科目，一级科目编码为4位。
　　是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。
　　（4）确定分类信息
　　如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不对它们进行分类核算。如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。
　　（5）确定编码方案
　　为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业内的部门等进行编码。
　　编码规则级次和级长两部分构成。
举例：科目编码规则4－2－2－2－2
　　科目编码共分五级
　　一级：4位 财政部规定
　　二～五级：2位　企业自定
　　例：银行存款1002
　　-工行存款01　　100201
　　-中行存款02　　100202
　　（6）设置数据精度
　　数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。
　　（7）系统启用
　　在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。
　　【例】建立账套
　　（1）账套信息
　　账套号：666
　　账套名称：北京启明科技公司
　　账套路径：（默认）
　　启用会计期：2010年01月
　　（2）单位信息
　　单位名称：北京启明科技公司
　　单位简称：启明科技
　　（3）核算类型
　　记账本位币：人民币（RMB）
　　企业类型：工业
　　行业性质：2007年新会计准则
　　账套主管：刘伟
　　是否按行业预置科目：是
　　（4）分类信息
　　客户是否分类：否
　　供应商是否分类：否
　　存货是否分类：否
　　有无外币核算：有
　　（5）编码方案
　　科目编码级次：4-2-2-2
　　其他科目编码级次采用默认值。
　　（6）数据精度
　　（7）启用总账子系统
　　总账子系统的启用日期为2010年1月1日。
　　操作演示：jlzt.htm
　　5.设置操作员权限
　　操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。
　　只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。
　　操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。
　　【例】设置操作员“王宁”具有“总账”、“财务报表”的全部权限。
　　操作演示：szqx.htm
　　操作提示：
　　一个账套可以设定多个账套主管。
　　账套主管自动拥有该账套的所有权限。

　　模拟练习
　　【例题·判断题】T3系统中多可建立999套账。（　）

　　『正确答案』√
　　『答案解析』电算化系统中多可以建立999套账。
　　【例题·判断题】一个账套可以设定多个账套主管。（　）

　　『正确答案』√
　　『答案解析』一个账套中可以设立多个账套主管。
　　【例题·单选题】建立账套时，需要以（　）的身份注册系统管理。
　　A.admin
　　B.财务主管
　　C.账套主管
　　D.财务总监

　　『正确答案』A
　　『答案解析』建账的操作是由系统管理员来完成的。
　　【例题·多选题】下列属于系统管理员的操作权限是（　）。
　　A.建立账套
　　B.分配操作员权限
　　C.设置账套主管
　　D.年度账结转

　　『正确答案』ABC
　　『答案解析』ABC选项是系统管理员的权限，D选项是账套主管的权限。
　　（二）基础设置
　　基础档案是指计算机系统运行必须的基础数据。T3软件是财务业务一体化管理系统，基础数据不仅涉及财务部门，还会涉及业务部门，因此数据收集、整理的工作量很大。
　　基础档案的设置包括机构设置、往来单位设置、财务设置等内容。机构设置包括部门档案、和职员档案的设置；往来单位的设置包括包括客户档案、供应商档案的设置；财务设置包括外币及汇率设置、会计科目设置、凭证类别设置。
启动并注册T3。
　　【例】以“刘伟”的身份注册进入T3。
　　账套：666；会计年度：2010；
　　操作日期：2010-01-01；
　　用户名：11；密码：1。
　　操作演示：[jrt3.htm]
　　1.设置部门档案
　　在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理, 从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。
　　用友软件中档案类型信息的输入原则是：
　　增加→输入→保存
　　【例】设置部门档案。
　　部门编码：1　 部门名称：综合部
　　操作演示：[szbm.htm]
　　2.设置职员档案
　　职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。
　　【例】设置职员档案。
　　职员编号：101　
　　职员名称：李方　
　　所属部门：综合部
　　操作演示：[szzy.htm]
　　操作提示：
　　输入一个职员的档案信息之后，必须敲回车换行才能保存。
　　3.设置客户档案
　　如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。
　　【例】设置客户档案。

　　『正确答案』×
　　『答案解析』删除会计科目应先删除本级科目，然后再删除上一级科目。
　　【例题·判断题】输入期初余额时，上级科目的余额和累计发生数据需要手工输入。（　）

　　『正确答案』×
　　『答案解析』输入期初余额时，上级科目的余额和累计发生数据是系统自动汇总计算的。
　　【例题·单选题】若会计科目的编码方案为3-2-2，则下列正确的编码为（　）。
　　A.1010101
　　B.102002
　　C.101101
　　D.102021

　　『正确答案』A
　　『答案解析』第一级科目编码为3位，第二级为2位，第三级为2位，符合题目的只有选项A。
　　【例题·多选题】下列关于会计科目编码的描述，正确的有（　）。
　　A.会计科目编码必须采用全编码
　　B.一级会计科目编码由财政部统一规定
　　C.设计会计科目编码应从明细科目开始
　　D.科目编码可以不用设定

　　『正确答案』AB
　　『答案解析』设计会计科目编码应从一级科目开始，科目编码需要设定。
　　
　　二、日常业务处理
　　在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常业务处理。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账。
　　日常账务处理的操作流程：
　　填制凭证→审核凭证→记账→凭证与账簿查询
　　（一）填制凭证
　　填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。
　　1.增加凭证
　　记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则要求同时输入各种辅助核算的各项内容。
　　（1）凭证头内容
　　①凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。
　　②凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。系统也同时自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不只一页时，系统将自动在凭证号后面标上分单号，如：收-0001号0002/0003表示收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时设置凭证编号的方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。
　　③制单日期。即填制凭证的日期。系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。
　　④附单据数。即所输入凭证的原始单据张数。
　　（2）凭证正文内容
　　①摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。
　　②科目。必须输入末级科目。输入时，可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码等。
　　③辅助信息。对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输入的辅助项进行修改，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，然后进行修改。
　　④金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字以负数形式输入。
　　[例]增加一张普通凭证。
　　1月2日，市场部购买了600元的办公用品，以现金支付。（附单据一张）
　　（付款凭证）摘要：购办公用品
　　借：销售费用（6601）600
　　贷：库存现金（1001）600
　　[例]增加一张有辅助核算信息的凭证。
　　1月10日，市场部收到北京育培中学转来一张转账支票，金额40 000元，用以偿还前欠货款。
　　（收款凭证）摘要：收到货款
　　借：银行存款——工行存款（100201）40 000
　　贷：应收账款（1122）40 000
　　操作演示：[tzpz.htm]
　　操作提示：
　　（1）采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期。
　　（2）凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
　　（3）正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
　　（4）科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。
　　（5）金额不能为“零”，红字以“－”号表示。
　　（6）可按“＝”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
　　（7）不能确定的辅助核算信息可不输入。
　　2. 修改凭证
　　在“填制凭证”窗口中，翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。
　　3.删除凭证
　　（1）作废/恢复凭证
　　（2）整理凭证
　　4.查询凭证
　　总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。用户不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。
　　[例]查询未记账的付款凭证。
　　操作演示：[cxpz.htm]
　　（二）审核凭证
　　审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。
　　只有具有审核权的人才能进行审核操作。
　　会计制度规定，审核与制单不能为同一人。
　　凭证审核需先重新注册更换操作员。
　　[例]更换操作员。
　　以“刘伟”的身份重新注册T3。
　　操作演示：[cxzc.htm]
　　[例]审核凭证。
　　操作演示：[shpz.htm]
　　操作提示：
　　审核人必须具有审核权。
　　作废凭证不能被审核，也不能被标错。
　　审核人和制单人不能是同一个人；凭证一经审核，不能被修改、删除；只有取消审核签字后才可以修改或删除；已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。
　　（三）记账
　　在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。
　　记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。
　　记账操作每月可多次进行。
　　[例]记账。
　　操作演示：[jiz.htm]
　　操作提示：
　　（1）第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。
　　（2）上月未记账，本月不能记账。
　　（3）未审核凭证不能记账。
　　（4）作废凭证不需审核可直接记账。
　　（5）记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。
　　（四）账簿查询
　　企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成正式的会计账簿。账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询和输出。
　　1.基本会计核算账簿管理
　　基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。
　　（1）总账的查询及打印
　　总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且可以查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额等。
　　（2）明细账的查询及打印
　　明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。
　　（3）日记账的查询及打印
　　日记账的查询及打印主要用于现金和银行存款日记账的查询和打印。
　　[例]查询“应收账款”总账。
　　操作演示：[cxzz.htm]
　　[例]查询“银行存款日记账”明细账。
　　操作演示：[cxrjz.htm]
　　2.各种辅助核算账簿管理
　　辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。
　　[例] 部门总账的查询。
　　操作演示：[cxbmzz.htm]
　　[例] 往来账的查询。
　　操作演示：[cxwlz.htm]
　　【模拟练习】
　　【例题·判断题】会计制度规定，审核与制单不能为同一人。（　）

　　　『正确答案』√

　　【例题·判断题】填制凭证时，金额不能为“零”，红字以“－”号表示。（　）

　　『正确答案』√

　　【例题&m