2013会计从业资格《会计电算化》精讲笔记(18)

 

第四节　电子表格软件

　　一、Excel概述

　　(一)Excel简介

　　Excel是一种功能强大、使用方便、并且以“表格”形式进行数据综合管理与分析的

　　电子表格软件，可广泛应用于财务、金融、贸易、统计、审计、行政等领域。

　　Excel是运行于Windows环境下的电子表格软件。

　　1.功能：

　　(1)电子表格处理

　　(2)图表处理

　　(3)数据管理

　　(4)数据网上共享

　　2.说明：

　　本教材重点介绍的是Excel的电子表格处理功能。

　　二、Excel的启动、退出与窗口组成

　　1.Excel的启动

　　(1)从“开始”菜单启动Excel。

　　(2)从桌面启动Excel。

　　说明：桌面上事先建立好了启动Excel的快捷方式。

　　(3)从资源管理器启动Excel。

　　说明：从资源管理器启动Excel，必须要知道Excel应用程序的存储位置。

　　2.Excel的退出

　　可以多种方法退出Excel应用程序。

　　方法：

　　说明：在退出Excel应用程序时，如果有未保存的文件，系统会提示“是否保存文件。

　　3.Excel的窗口简介

　　两种窗口：应用程序窗口和文档窗口

　　窗口布局：

　　(1)标题栏

　　(2)菜单栏

　　(3)工具栏

　　(4)编辑栏

　　编辑栏用于显示当前单元格的内容，对当前单元格的内容进行输入和编辑修改。

　　(5)工作表编辑区

　　(6)状态栏

　　4.三个相关概念

　　(1)工作簿：

　　工作簿是运算和储存数据的文件，新建的第一个工作的名字为BOOK1.XLS。它由若

　　干张工作表组成。

　　(2)工作表：

　　工作表也称电子表格，一个Excel工作薄中可以包含1-255个工作表。在系统默认状态下，一个Excel工作薄含有3个工作表，分别被命名为sheet1、sheet2和sheet3，这些工作表名出现在工作簿底部的工作表标签上。可以对工作表进行插入、删除、移动、复制和重命名等操作。

　　工作表由若干单元格组成，是Excel存储和处理数据的主要的形式。

　　(3)单元格：

　　单元格：工作表中行与列相交的位置称单元格，它是工作表中基本的存储单位。工作表中的每个单元格由惟一的单元地址标识。单元地址由单元格所在列的列号和单元格所在行的行号共同组成，且列号在前，行号在后。

　　行号：用1、2、3……等阿拉伯数字表示。

　　列号：以A、B、C……等字母形式表示。

　　如“B5”表示的单元格处于工作表B列与第5行交叉的位置。

　　5.区域的概念及基本操作

　　(1)区域的概念及表示方法

　　概念：区域是指工作表中的单元格组，它是一组单元格。

　　使用目的：需对区域整体进行操作(求和或平均值等)。

　　表示方法：用区域符(冒号)将区域的两个对角的单元地址隔开，它表示的是两个对角单元之间所有的单元格。

　　例：A1：C3　C3：A1　A3：C1　C1：A3

　　(2)选择区域：

　　a.选定一个矩形区域：

　　方法一：拖动

　　例：选择A1：C4

　　方法二：Shift

　　例：选择A1：C4

　　方法三：扩展选取模式(F8)

　　例：选择A1：C4

　　b.选择整行、整列或全表。

　　选择整行(整列)：单击行号(列号)

　　例：选择第一行，选择第C 列。

　　选择若干行(若干列)：在行号(列号)上拖动鼠标。

　　例：选择第一行到第四行，选择第A列到第C列。

　　选择整个工作表：单击全选框或Ctrl+A

　　例：选择整个工作表

　　c.选择不连续区域：Ctrl

　　例：选择A1，B2，C3，D4

　　d.释放选择区域：指向任一单元，单击。

　　(3) 区域命名：

　　意义：

　　对于重复使用率比较高的单元区域或者比较复杂的区域，可以对其命名。以后使用时，不必重新选择，只需引用它的名字即可。

　　方法：

　　选取区域

　　单击名字框

　　输入区域名字，回车

　　例：选择A1，B2，C3，D4区域，并将其命名为ABCD区域。

　　6.Excel的操作：

　　(1)对Excel文档的相关操作都是命令方式来实现的。

　　(2)使用命令的方法：

　　利用菜单栏

　　利用工具栏

　　利用快捷菜单(右键菜单)

　　利用快捷键

　　(3)说明：并不是所有的操作四种方式都可实现。本教材在介绍操作命令时，主要以前两种方法为主。有时某些操作，不需使用命令，用鼠标可以直接完成。

　　模拟练习

　　【例5-37】

　　判断：Excel的工作簿中，多可包含3个工作表。(　)

　　【答案】错

　　【例5-38】

　　判断：在Excel中，使用Ctrl+Home键可以使活动单元格快速移动到当前行的左侧单元。(　)

　　【答案】错

　　【例5-39】

　　单选：在缺省方式下，Excel工作簿中的第一张工作表命名为(　)。

　　A.表1

　　B.sheet1

　　C.book1

　　D.任意的表名

　　【答案】B

　　【例5-40】

　　单选：在Excel中，选择不连续的几个单元格，需按住(　)键。

　　A.ctrl

　　B.shift

　　C.alt

　　D.tab

　　【答案】A

　　【例5-41】

　　多选：在Excel中，(　)可将整个工作表全部选中。

　　A.单击全选框

　　B.Ctrl+A

　　C.“编辑”菜单中的“全选”命令

　　D.“视图”菜单中的“全选”命令

　　【答案】AB

 

三、工作表的基本操作

　　(一)新建工作簿

　　创建工作簿的方法有以下几种：

　　说明：

　　工作簿文件的扩展名是xls。每次启动Excel时，系统将自动建立一个新工作簿，

　　文件名为Book1.xls。用户在保存工作簿时可以将其另存为其他的文件名。

　　(二)工作表基本操作

　　在新建工作簿时，会自动创建三个工作表，分别为sheet1，sheet2，sheet3。

　　1.插入工作表

　　2.删除工作表

　　3.复制工作表

　　4.移动工作表

　　5.重命名工作表

　　(三)保存工作簿

　　(四)打开工作簿

　　模拟练习

　　[例5-42]

　　判断：在Excel中，插入工作表时会在当前工作表的后面插入。(　)

　　【答案】错

　　[例5-43]

　　单选：系统默认状态下，一个Excel工作簿含有(　)个工作表。

　　A.1

　　B.2

　　C.3

　　D.4

　　【答案】C

　　四、编辑工作表

　　(一)输入数据

　　1.选中单元格：

　　2.输入与取消操作：

　　输入方式：单元格中直接输入和编辑栏中输入

　　确认输入：单击编辑栏中的“输入”按钮或回车

　　取消输入：单击编辑栏中的“取消”按钮或按Esc键

　　3.数据类型：

　　字符型、数值型、日期型

　　4.输入数值型数据：

　　(1)说明：

　　(2)输入注意问题：

　　对齐方式：输入的数值型数据在单元格中自动右对齐。

　　超长处理：当输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转换为科学计数法的形式。

　　5.输入字符型数据：

　　(1)说明：

　　(2)输入注意问题：

　　对齐方式：左对齐

　　超长处理：

　　单元格的宽度是有限的，当输入的字符型数据超过它所保存单元的宽度时，如果其右侧相邻的单元为空，则超出的内容自动延伸至右侧单元格内显示;如果其右侧相邻的单元不为空，则超出的内容自动隐藏，不再显示出来，当用命令将该单元所在列的列宽调整到足够宽时，被隐藏的内容将自动显示出来。

　　数字字符串的输入：

　　对于一些毋需计算的数字代码(如电话号码、职工编号等)，通常的处理方法是将它们保存为由数字字符组成的数字字符串。数字字符串不参加数学运算。为了与数值进行区别，输入时要在数字字符串的左侧加入一个引导输入符号，即单引号“’”，这个引导符号仅在编辑栏中显示，不出现在单元格中。也就是说，引导输入符号“’”仅为控制符号，它不是字符串的组成部分。

　　数字字符串：以’开头

　　6.输入日期型数据：

　　(1)说明：

　　当输入的数据符合日期格式时，Excel将以日期格式存储数据。日期格式的分隔符为“-”或“/”。

　　而且各个数字必须符合年、月、日的规则。

　　(二)快捷输入

　　1.同时在多个单元格中输入相同的数据

　　2.同时在多个工作表中输入相同的数据

　　3.在其他工作表中输入相同的数据

　　(三)自动填充：

　　1.概述

　　(1)填充柄

　　在当前单元格或选中区域的右下角有一个很小的实心方块，被称为填充柄。

　　(2)自动填充

　　2.自动填充有规律的数值

　　(1)自动填充等差数列

　　(2)自动填充等比数列

　　3.自动填充文字序列

　　(1)标准文字序列

　　(2)添加新文字序列[page]

 

(四)修改单元格内容

　　1.重新输入

　　2.在编辑栏中进行修改

　　3.在单元格中进行修改

　　(五)复制数据

　　1.概述：

　　(1)Excel可以将已输入的数据复制到其他位置。

　　位置：同一工作表、同一工作簿的其他工作表、不同工作簿的工作表

　　(2)复制后内容的变化

　　2.方法：

　　(1)利用工具栏

　　(2)利用菜单

　　(3)利用鼠标

　　说明：

　　(六)移动数据

　　1.概述：

　　(1)Excel可以将已输入的数据移动到其他位置。

　　(2)移动后内容的变化

　　2.方法：

　　(1)利用工具栏

　　(2)利用菜单

　　(3)利用鼠标

　　(七)插入数据

　　1.插入整行或整列：

　　2.插入单元格：

　　(八)删除或清除数据

　　1.删除数据：

　　(1)含义：删除数据的终结果是选定区域中存储的数据和存储这些数据的单元格一起从工作表消失。

　　(2)步骤：

　　2.清除数据：

　　(1)含义：清除数据的终结果是选定区域中存储的数据或存储这些数据的格式被取消，但单元格本身不会从工作表中消失。

　　(2)步骤：

　　模拟练习

　　[例5-44]

　　判断：在Excel中，输入的数值型数据在单元格中自动左对齐。(　)

　　【答案】错

　　[例5-45]

　　判断：在Excel中，输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转换为科学计数法的形式。(　)

　　【答案】对

　　[例5-46]

　　单选：在Excel中，输入的数值字符串时需要在其左侧加一个(　)作为引导符号。

　　A.单引号

　　B.双引号

　　C.逗号

　　D.句号

　　【答案】A

　　[例5-47]

　　单选：在Excel中，输入字符串时，若该字符串的长度超过单元格的显示宽度，则超过的部分有可能(　)。

　　A.被截断删除

　　B.继续超格显示

　　C.给出错误提示

　　D.作为另一个字符串存入右侧的相邻单元

　　【答案】B

　　[例5-48]

　　多选：Excel的数据有(　)等多种数据类型。

　　A.字符型

　　B.数值型

　　C.逻辑型

　　D.日期型

　　【答案】ABD

　　[例5-49]

　　多选：在Excel中，下列(　)为正确的日期型数据表示形式。

　　A.2003/11/21

　　B.2003\11\21

　　C.2003-11-21

　　D.2003:11:21

　　【答案】AC

 

五、公式与函数

　　(一)输入公式

　　1.公式：

　　Excel中的公式是由运算符、常量、单元格地址、函数和括号等组成的。输入公式时必须以“=”开头。

　　2.运算符：

　　(1)算术运算符：

　　(　)(括号)、+(加)、-(减)、*(乘)、/(除)、^(幂)。运算的优先级别依次为括号、幂、乘、除、加减，同级运算时的顺序为从左向右依次计算。

　　(2)关系运算符：

　　>(大于)、> =(大于等于)、<(小于)、< =(小于等于)、=(等于)、< >(不等于)。关系运算符之间没有优先级别。

　　当出现算术和关系的混和运算时，算术运算优先于关系运算。

　　(3)文本运算符：&

　　(4)引用运算符：’

　　3.输入时注意问题：

　　(1)开始符号：=

　　(2)公式的组成：注意只有小括号

　　(3)显示方式：编辑栏中显示公式 单元格中显示结果

　　(二)常用函数

　　1.概述：

　　Excel提供了11类函数，每一类有若干个不同的函数。函数可以单独使用，也可以出现在公式中，合理地使用函数将大大提高表格计算的效率。

　　2.表示形式：

　　函数名(参数)

　　函数名：表示操作 参数：给出计算范围

　　例如，SUM(A2：A3，C4：D5)有两个参数，表示求2个区域中共6个数据的和。

　　3.常用函数：

　　(1)求和函数SUM

　　例如，SUM(3，2)是求数值3和2的和。

　　SUM(A3，B2)是求A3和B2单元中数值的和。

　　SUM(A1：C5,E15)是求A1到C5区域中各单元与E15单元中的数值之和，也就是对16个单元求和。

　　(2)求平均函数AVERAGE

　　(3)求大值函数MAX

　　(4)求小值函数MIN

　　(5)条件函数IF

　　格式：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)。

　　例：IF(A1>60，”及格”，”不及格”)

　　(6)统计函数COUNT

　　(7) 条件统计函数COUNTIF

　　例：COUNTIF(A1:C3，”>60”)

　　(三)编辑操作中公式的变化

　　1.编辑操作中公式的变化

　　(1)相对地址：相对地址的表示形式为列号在前，行号在后的一般地址，如D6。

　　(2)绝对地址：绝对地址的表示形式为在列号与行号的前面同时加上一个“$”符号，如$D$6。

　　(3)混合地址：混合地址的表示形式为列号或行号的前面有一个“$”符号，如$D6、D$6等。

　　(4) 举例：

　　C3=$A$1+$B$2　C3=A1+B2　C3=$A1+B$2

　　D5=$A$1+$B$2　D5=B3+C4　C3=$A3+C$2

　　E6=$A$1+$B$2　E6=C4+D5　E6=$A4+D$2

　　2.三维地址引用

　　(1)含义：

　　(2)表示方法：

　　三维地址的表示方法为：工作表名!单元格地址。如当前工作表为“sheet1”，此时使用“sheet2”表中的F5单元时，就要用到地址“sheet2!F5”。

　　(3)举例：

　　模拟练习

　　[例5-50]

　　判断：在Excel中，利用鼠标复制数据的方法仅适用于复制的源内容与目标位置在同一个工作表的情况。(　)

　　【答案】对

　　[例5-51]

　　判断：在Excel中，复制操作完成后，若源区域的内容为公式，则目标位置的公式与源区域的公式一样。(　)

　　【答案】错

　　[例5-52]

　　单选：在Excel中，若C5=A1*B2，将其复制到D7单元，则D7单元公式为(　)。

　　A.A1*B2

　　B.B2*C3

　　C.B3*C4

　　D.C3*E4

　　【答案】C

　　[例5-53]

　　多选：在Excel的公式中，地址的表示方式有(　)。

　　A.绝对地址

　　B.相对地址

　　C.一维地址

　　D.混合地址

　　【答案】ABD

　　[例5-54]

　　多选：在Excel中，若要对A3～D3之间的单元格中的数据求和，则下列正确的计算公式为(　)。

　　A.A3+B3+C3+D3

　　B.SUM(A3:D3)

　　C.SUM(A3,D3)

　　D.SUM(A3～D3)

　　【答案】AB[page]

 

六、格式化工作表

　　(一)数字格式化

　　1.设置数字格式：

　　2.设置条件格式：

　　(二)字符格式化

　　(三)单元格对齐与标题居中

　　1.数据对齐

　　(1)水平方向对齐(左、中、右)

　　(2)垂直方向对齐(上、中、下)

　　2.标题居中

　　(1)概述

　　(2)操作

　　(四)网格线与边框

　　1.取消网格线

　　2.加边框

　　模拟练习

　　[例5-55]

　　判断：在Excel中，工作表中的网格线在打印时是不输出的。(　)

　　【答案】对

　　[例5-56]

　　判断：在Excel中，不能在单元格的对角方向加框线。(　)

　　【答案】错

　　[例5-57]

　　多选：在Excel中，单元格中数据水平对齐的方式有(　)。

　　A.左对齐

　　B.居中对齐

　　C.右对齐

　　D.两端对齐

　　【答案】ABC

　　七、EXCEL的数据管理

　　(一)数据排序

　　对于数据表中的数据，可以按照一定的规律进行排序。(升序或降序)

　　1.快速排序(也称单条件排序)

　　2.多条件排序

　　在进行数据查找时，为使查找到的数据更加精确，常常将查找条件设置为多个条件的组合。

　　(二)数据筛选

　　筛选就是指在较大的数据表中，查找到若干符合条件的记录。

　　1.自动筛选

　　自动筛选是一种简单快速的条件筛选，自动筛选可以将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。

　　2.自定义筛选

　　如果要对数据清单进行一些较为复杂的筛选，可以在自动筛选的基础上进行一些有条件的筛选，即自定义自动筛选。

　　(三)数据分类汇总

　　分类汇总就是对数据表中的某一字段，按某种分类方式进行汇总并显示出来。汇总方式主要有计数、求和、平均值、大值、小值等。

　　说明：在执行分类汇总命令之前，首先要对数据清单进行排序，将数据清单中关键字相同的一些记录集中在一起。

　　综合操作练习

　　1.启动Excel，并在第一个工作表中建立如下表格。

　　2009年度阳光公司销售收入统计

　　单位：万元

 

地区	一季度	二季度	三季度	四季度	总收入
东部	200	300	400	350
西部	300	400	450	360
南部	400	500	520	430
北部	360	480	460	380
平均收入

 

　　2.表格计算。

　　总收入：求和

　　平均收入：求平均值

　　3.表格格式化。

　　字符格式化：

　　标题：黑体、20号、合并居中

　　单位行：楷体、12号、合并右对齐

　　表格第一行、第一列：楷体、14号、加粗、居中

　　数字格式化：

　　字体字号：Tohama、12号、倾斜

　　对齐：右对齐

　　数字格式：

　　货币形式(保留一位小数、人民币货币符号)

　　表格格式化：

　　行高、列宽：调整成适当

　　加表格边框、外边框为粗边框

　　第一行和后一行加灰色底纹。

　　4.将表格四个地区四个季度数据生成柱状分析图放于工作表下方。

　　5.将此工作表改名为“2009年销售统计表”。

　　6.将Sheet2和Sheet3工作表删除。

　　7.将当前工作表复制一份并改名为“2010年销售统计表”。

　　8.将此工作簿文件保存到D:\TEMP下，名字为“销售统计表.xls”。

　　第五章三个核心问题：

　　1.Windows的操作

　　2.Word的操作

　　3.Excel的操作